Depuis trois ans déjà, je suis formateur au niveau d’une banque qui dispose de plusieurs agences disséminées un peu partout dans le pays. Je développe et anime des formations pour les agents de la banque. Récemment, j’ai dispensé une formation sur un logiciel de gestion. Les agents formés ont bien apprécié la formation et le logiciel. Actuellement, les personnels des agences veulent tous utiliser ce logiciel qui présente des avantages particuliers. La direction souhaite vivement former ces agents mais reste confrontée à plusieurs difficultés : coût des formations, disponibilité des agents et des formateurs, durée des formations, fonctionnement des agences pendant les périodes de formations entre autres.
Dans ce cas particulier et pour surmonter les difficultés sus-évoquées, le directeur pense à un projet de Formation Ouverte et A Distance (FOAD). Il me charge dès lors de lui proposer dans une note des arguments permettant de persuader le Directeur Général de l’intérêt du projet.
I. Analyse de l’existant
La banque dispose d’un service de formation qui a pour mission de renforcer les capacités des agents notamment dans les pratiques bancaires et les applications informatiques. Le domaine des logiciels informatiques dans le secteur de la banque évolue très rapidement. Des logiciels de plus en plus performants apparaissent. Ainsi, la banque change souvent de logiciels ou intègre de nouveaux modules dans ces applications. La formation devient donc un élément important pour capacité les agents de la banque. Jusqu’à présent, les formations sont en mode présentiel. Ainsi, pour former les employés au niveau des agences, soit le formateur se déplace au niveau de chaque agence, soit les employés des agences se déplacent au niveau du siège. Les frais de déplacement, d’hébergement et d’organisation ont un coût très important. Ce type de formation mobilise les agents pendant plusieurs jours ce qui constitue une baisse de la productivité et une perte de temps de travail important. La durée des formations (entre 2 ou 3 jours) ne permet pas aux employés de bien s’approprier des contenus. Devant cette situation, il devient plus que nécessaire d’exploiter d’autres possibilités pour assurer une bonne formation aux agents de la banque. Le directeur pense déjà à la Formation Ouverte et A Distance et me propose de lui donner des arguments pour convaincre le Directeur général.
II. Les intérêts d’un dispositif de FOAD pour cette formation
La souplesse du système de formation : Les agents de la banque ont des formations et des parcours différents. Ils n’ont pas tous le même profil. La FOAD grâce aux services d’accompagnement à distance et en présence offre un accompagnement plus individualisé qui aide chaque apprenant à progresser à un rythme plus souple. Dans la FOAD, l’apprenant est acteur de sa formation. Il a une maîtrise de son parcours de formation. Il peut individuellement organiser son temps de formation par rapport aux contraintes professionnelles et familiales.
Rentabilité économique : Dans le système classique (en présentiel), l’organisation d’une formation pour les personnels des agences supposait soit des déplacements des formateurs dans les différentes agence soit le regroupement des apprenants. Ce mode de formation demandait un budget important non seulement pour les déplacements mais également les hébergements et autres prises en charge. Un dispositif de FOAD permet de former un grand nombre d’agents disséminés dans les différentes agences de la banque en même temps, sans avoir à prendre en charge des coûts de déplacement et d’hébergement. Il présente de ce point de vue un intérêt économique très important. Par ailleurs, les équipements nécessaires pour suivre une formation dans le cadre d’un dispositif de FOAD consiste principalement à un ordinateur connecté à Internet plus des accessoires (casque, micro, etc.). Ces équipements sont presque tous disponibles sur le poste de travail des agents de la banque. Il n’est pas aussi nécessaire de construire ou de louer des salles de formation.
Démultiplication d’une action de formation : Dans le cadre d’un dispositif de FOAD, une action de formation est démultipliée. La souplesse de son mode d’organisation pédagogique permet de varier les temps et les lieux de formation. La FOAD permet de faciliter l’accès à la formation à tous les agents de la banque même ceux qui sont dans les endroits les plus isolés. Il offre la possibilité aux agents qui ont une mobilité professionnelle ou géographique de pouvoir participer aux formations. Cette démultiplication permet de former un grand nombre d’agent.
Gain de temps : La FOAD permet de réduire considérablement les temps de travail consacrés à la formation. La souplesse du dispositif permet de déporter du temps de formation sur le temps personnel des agents de la banque mais également sur le temps de travail en fonction des disponibilités professionnels de chaque agent.
Gain de productivité : En permettant aux agents de se former tout en exécutant correctement les tâches qui leurs sont dévolues, la FOAD offre un gain de productivité important pour la banque.
Innovation technologique : Un dispositif de FOAD s’appuie sur les technologies de l’information et de la communication. Il s’agit d’outils modernes et efficients dans la transmission des connaissances. En permettant d’augmenter les périodes de formation, il repositionne le service de la formation au niveau de la banque en lui donnant ainsi une plus grande visibilité.
Le suivi et l’évaluation : Une action de formation dans le cadre d’un dispositif de FOAD peut durer beaucoup plus de temps qu’une formation en présentiel qui, avec les contraintes qu’elle pose (frais de transport, hébergement, temps de travail perdu…) dépasse rarement 3 jours. La FOAD offre un temps pour le suivi et l’évaluation des actions de formation. Les formateurs sont presque toujours en contact avec les participants (messagerie, forum, chat…) qui peuvent les interpeller et poser des questions sur tous les aspects de la formation. Il est possible avec des exercices d’évaluer le niveau de compréhension des apprenants et d’avoir un meilleur retour sur les effets de formation. Actuellement, les plateformes de FOAD permettent de stocker des données sur les activités des apprenants : temps passé sur la plateforme, commentaires, notes, etc. Ces données sont des indicateurs pour une meilleure évaluation du dispositif de formation.
Meilleure collaboration entre les agents eux-mêmes et entre les agents et les formateurs : Un dispositif de FOAD offre en dehors des modules de formation, des services d’accompagnement à distance et en présence. Ainsi, il est possible au niveau de la banque que les formateurs ou même certains agents ayant une maitrise du logiciel soient des tuteurs pour accompagner les participants en répondant à leurs questions et en assurant un suivi de leur apprentissage à travers des échanges synchrones ou asynchrones. Les participants peuvent s’entraider mutuellement même s’ils ne sont pas dans la même agence. Nous pouvons donc dire que la FOAD permet un rapprochement et une meilleure collaboration entre les différents agents de la banque non seulement du point de vue de la formation mais également dans le cadre du travail, favorisant ainsi des échanges d’expériences et de bonnes pratiques.
Interopérabilité du système : Un dispositif de FOAD peut s’interconnecter avec d’autres applications de la banque permettant d’intégrer la formation au système d’information de la banque.
Efficacité pédagogique : La FOAD requiert un engagement personnel de l’apprenant. Il gère lui-même son temps de formation et se détermine son rythme de progression. Le dispositif pédagogique mis en place lui permet d’échanger et de partager avec les acteurs de la formation (formateurs, apprenants, tuteurs etc.) mais également de solliciter et d’avoir de l’aide en cas de besoin. Ce soutien peut provenir non seulement du formateur mais également des tuteurs et des autres apprenants (à travers les forums). Les corrections des exercices et les commentaires des formateurs sur les travaux des apprenants permettent au service de la formation et aux autorités de la banque d’avoir un meilleur retour sur les effets de la formation.
L’efficience de la FOAD pour la banque : Les points développés ci-dessus montre que les moyens à déployer pour atteindre l’objectif de former les agents de la banque disséminés à travers le territoire national sont relativement modestes.
Conclusion
La mise en place d’un dispositif de FOAD permettrait à la banque de former un nombre important d’agents se trouvant dans toutes les agences et à moindre coût. Il facilite les apprentissages et incite chaque agent à devenir acteur de sa formation.
L’efficience et la qualité d’un dispositif de FOAD est à tout point de vue profitable à notre banque.
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